Le règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne.
Quand vous construisez et diffusez un questionnaire avec Limesurvey pour recueillir des réponses, il y a de fortes probabilités que vous soyez acteur d'un traitement de données personnelles (pour en savoir plus, reportez-vous à cette page de la CNIL). Si vous êtes concerné, et afin d'être en conformité avec le RGPD, vous devez impérativement indiquer des mentions légales dans votre questionnaire. Ces mentions doivent être acceptées avant que le répondant puisse saisir ses réponses.
La solution la plus simple est d'indiquer les mentions légales ci-dessous dans le menu “Politique de confidentialité des données” de votre questionnaire.
(les éléments à personnaliser sont notés entre crochets, en gras et en italique).
« Ce questionnaire a été conçu et réalisé par Nantes Université qui en est le responsable de traitement. Les informations recueillies sur ce questionnaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par [Personne ou Service gérant le questionnaire] qui en est le responsable opérationnel.
Ces données seront traitées uniquement dans le cadre [Description de la finalité du traitement]. Ces données ne seront diffusées à aucune personne ou entreprise extérieure. La base légale de ce traitement est le consentement.
Ce questionnaire est à destination de [Précisez la population ciblée : tous les agents, les étudiants, les personnels, etc.] de Nantes Université.
Les données collectées seront analysées de manière confidentielle et anonyme par [Personne responsable du traitement des réponses du questionnaire].
[Le paragraphe suivant est nécessaire si vous permettez aux répondant de laisser leurs coordonnées pour pouvoir les recontacter]
Vous avez la possibilité de renseigner votre identité à la fin du questionnaire (facultatif). Les personnes ayant souhaité être recontactés seront pris en charge individuellement de manière confidentielle par [Personne chargée de contacter les répondants ayant soumis leur consentement].
Les données seront conservées pendant la durée de l'étude qui se clôturera le [Date de clôture du questionnaire]. A l'issue, et dans un mois à compter de la clôture du questionnaire, ces données seront définitivement supprimées, et aucune copie ne sera gardée.
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Pour exercer ces droits, ou pour toute question sur le traitement de vos données dans le cadre de ce dispositif, vous pouvez contacter le service chargé de ce traitement à l'adresse mail suivante [Adresse du service chargé du traitement du questionnaire]** ou la déléguée à la protection des données de l'établissement à l'adresse dpo@univ-nantes.fr »
La notice d'information RGPD est téléchargeable aux formats .docx ou .odt (les éléments à personnaliser sont notés entre crochets, en gras et en italique), ainsi que le registre des traitements à renseigner et à renvoyer à dpo@univ-nantes.fr