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liste_de_diffusion_guide_utilisateur [2020/03/18 16:30]
terrisse-po [3) Connaître les listes auxquelles on est abonné] |
liste_de_diffusion_guide_utilisateur [2024/02/22 10:48] (Version actuelle)
terrisse-po [10) En savoir plus sur le logiciel Sympa] |
| ====== Les listes de diffusion ====== | ====== Les listes de diffusion ====== |
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| <ent>Les pratiques</ent> | |
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| L'Université de Nantes possède deux serveurs de listes de diffusion Sympa : | L'Université de Nantes possède deux serveurs de listes de diffusion Sympa : |
| * sympa.etu.univ-nantes.fr : listes de diffusion liées aux étudiants de l'Université. | * sympa.etu.univ-nantes.fr : listes de diffusion liées aux étudiants de l'Université. |
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| Votre adresse de messagerie prenom.nom@univ-nantes.fr ou prenom.nom@etu.univ-nantes.fr est donc automatiquement inscrite à des listes de diffusion. | Votre adresse de messagerie prenom.nom@univ-nantes.fr ou prenom.nom@etu.univ-nantes.fr est donc automatiquement inscrite à des listes de diffusion, en fonction de votre composante, votre laboratoire de recherche, votre statut... |
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| Si vous êtes personnels de l'Université : | Si vous êtes personnel de l'Université : |
| * la liste des personnels de votre composante, | * la liste des personnels de votre composante ; |
| * la liste incluant tous les personnels | * la liste incluant tous les personnels ; |
| * autres listes spécifiques... | * autres listes spécifiques... |
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| Si vous êtes étudiants à l'Université : | Si vous êtes étudiant à l'Université : |
| * la liste de tous étudiants | * la liste de tous étudiants ; |
| * autres listes spécifiques... | * autres listes spécifiques aux composantes de l'Université ou à votre cursus universaitaire en cours. |
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| Les listes sont classés par catégories (composantes ou des sites de l'Université). | Les listes sont classés par catégories (composantes ou des sites de l'Université). |
| Comment passer la main en tant que propriétaire privilégié de liste de diffusion ? | Comment passer la main en tant que propriétaire privilégié de liste de diffusion ? |
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| Lorsqu'un personnel qui est propriétaire de listes de diffusion quitte l'Université, il lui faut transférer la propriété de ses listes aux personnes chargées de le remplacer. Pour cela, aller dans Admin -> configurer la liste -> définition de la liste -> Propriétaire (owner). Indiquer l'adresse e-mail principale (Prenom.Nom@univ-nantes.fr) du ou des nouveaux propriétaires, et valider. | Lorsqu'un personnel qui est propriétaire de listes de diffusion quitte l'Université, il lui faut transférer la propriété de ses listes aux personnes chargées de le remplacer. Pour cela, |
| | * sur sympa personnels : aller dans Admin -> les utilisateurs -> propriétaires ; indiquer l'adresse e-mail du nouveau propriétaire et valider le formulaire. |
| | * sur sympa étudiants : aller dans Admin -> configurer la liste -> définition de la liste -> Propriétaire (owner). Indiquer l'adresse e-mail principale (Prenom.Nom@univ-nantes.fr) du ou des nouveaux propriétaires, et valider. |
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| <note tip>Ceci est inutile pour les listes de diffusion d'étudiants suffisemment récentes (crées à partir de 2012) basées sur une formation de l'Université. En effet, ces listes sont crées automatiquement et ont leurs abonnés synchronisés sur les étudiants inscrits à la formation dans ScolarG, mais également le propriétaire de la liste est le responsable de la formation dans ScolarG. Si celui-ci est à jour, il n'y a rien à faire de particulier sur Sympa.etu.</note> | <note tip>Ceci est inutile pour les listes de diffusion d'étudiants basées sur une formation de l'Université. En effet, ces listes sont crées automatiquement et ont leurs abonnés synchronisés sur les étudiants inscrits à la formation dans ScolarG, mais également le propriétaire de la liste est le responsable de la formation dans ScolarG. Si celui-ci est à jour, il n'y a rien à faire de particulier sur Sympa.etu.</note> |
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| | Vous ne pouvez effectuer cette manipulation que si vous être propriétaire privilégié(e) de cette liste. |
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| | Autrement, vous avez la possibilité de vous connecter sur https://canum.univ-nantes.fr puis cliquer sur "Demande de changement de paramétrage de liste de diffusion". Indiquer le nom de la liste et l'identité des nouveaux propriétaires. |
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| | Ceci, sauf si vous dépendez du pôle santé (contactez alors le SNPS) : ils ont la possibilité d'effectuer cette manipulation pour vous. |
| ==== 6)2. Le modérateur d'une liste ==== | ==== 6)2. Le modérateur d'une liste ==== |
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| * manuellement : c'est le cas des listes dont la création a été demandée par des utilisateurs. Le propriétaire de la liste définit explicitement les adresses e-mail des abonnés de la liste ; | * manuellement : c'est le cas des listes dont la création a été demandée par des utilisateurs. Le propriétaire de la liste définit explicitement les adresses e-mail des abonnés de la liste ; |
| * automatiquement : via des bases de données gérées par la DSIN. C'est le cas de la plupart des listes d'étudiants et de certaines listes du personnel de l'Université. Il est possible au propriétaire de la liste d'ajouter manuellement des abonnés à ces listes, mais pas de supprimer ceux qui ont été ajoutés automatiquement. | * automatiquement : via des bases de données gérées par la DSIN. C'est le cas de la plupart des listes d'étudiants et de certaines listes du personnel de l'Université. Il est possible au propriétaire de la liste d'ajouter manuellement des abonnés à ces listes, mais pas de supprimer ceux qui ont été ajoutés automatiquement. |
| Pour ajouter ou supprimer des abonnés sur des listes dont vous êtes propriétaire, cliquer sur le bouton "Les abonnés". Pour ajouter une personne individuellement, saisir son adresse e-mail en regard du bouton "ajout", puis cliquer que ce bouton. Cocher la case "sans prévenir" afin d'éviter que Sympa lui envoie un message pour le prévenir. Pour ajouter plusieurs abonnés en une seule fois, cliquer sur le bouton "Abonnement par lots". Il est possible d'abonner massivement des personnes par un copier-coller dans la grille de saisie. Par partir d'un tableau Excel, OpenOffice ou LibreOffice par exemple, ou tout éditeur de texte, il est possible de sélectioner une colonne contenant des adresses e-mail, copier dans le presse papiers et coller dans le champ de saisie de Sympa pour les abonnement par lots. A moins que la case "sans prévenir" soit cochée, chaque nouvel abonné reçoit un message de bienvenue dans la liste. C'est d'ailleurs à cette occasion qu'on se rend compte si certaines adresses sont erronées : elle apparaitront en erreur dans le tableau des abonnés. \\ | |
| | Pour ajouter ou supprimer des abonnés sur des listes dont vous êtes propriétaire, cliquer sur le bouton "Les abonnés". |
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| | Pour ajouter une personne individuellement, saisir son adresse e-mail en regard du bouton "ajout", puis cliquer que ce bouton. Cocher la case "sans prévenir" afin d'éviter que Sympa lui envoie un message pour le prévenir. |
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| | Pour ajouter plusieurs abonnés en une seule fois, cliquer sur le bouton "Abonnement par lots". |
| | Il est possible d'abonner massivement des personnes par un copier-coller dans la grille de saisie. A partir d'un tableau Excel, OpenOffice ou LibreOffice par exemple, ou tout éditeur de texte, il est possible de sélectioner une colonne contenant des adresses e-mail, copier dans le presse papiers et coller dans le champ de saisie de Sympa pour les abonnement par lots. |
| | A moins que la case "sans prévenir" soit cochée, chaque nouvel abonné reçoit un message de bienvenue dans la liste. C'est d'ailleurs à cette occasion qu'on se rend compte si certaines adresses sont erronées : elle apparaitront en erreur dans le tableau des abonnés. \\ |
| Pour supprimer des abonnés, cliquer sur la case à cocher de la colonne "X" en regard de l'adresse de l'abonné, puis sur le bouton "Désabonner les personnes sélectionnées". \\ | Pour supprimer des abonnés, cliquer sur la case à cocher de la colonne "X" en regard de l'adresse de l'abonné, puis sur le bouton "Désabonner les personnes sélectionnées". \\ |
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| Lorsque la configuration de la liste le permet, des personnes peuvent demander à s'abonner à la liste en envoyant un message à l'adresse suivante : | Lorsque la configuration de la liste le permet, des personnes peuvent demander à s'abonner à la liste en envoyant un message à l'adresse suivante : |
| <liste>-subscribe@sympa6.univ-nantes.prive. Ceci est possible uniquement depuis le réseau de l'Université de Nantes. \\ | <liste>-subscribe@sympa6.univ-nantes.prive. Ceci est possible uniquement depuis le réseau de l'Université de Nantes. \\ |
| Tous les champs sont obligatoires \\ | Tous les champs sont obligatoires \\ |
| - Indiquer le nom de la liste que vous souhaitez créer : en minuscules, sans espace ni caractères autres des lettres, des chiffres et le caractère '-'. Eviter le caractère tiret bas (_). Mis à part le cas des listes transverses, ce nom doit comporter celui de la composante qui l'utilise, par exemple : test-polytech. Naturellement, il ne doit pas exister déjà une liste de ce nom (même fermée). | - Indiquer le nom de la liste que vous souhaitez créer : en minuscules, sans espace ni caractères autres des lettres, des chiffres et le caractère '-'. Eviter le caractère tiret bas (_). Mis à part le cas des listes transverses, ce nom doit comporter celui de la composante qui l'utilise, par exemple : test-polytech. Naturellement, il ne doit pas exister déjà une liste de ce nom (même fermée). |
| L'adresse de la liste que vous sollicitez sera définie en fonction du champ "nom de la liste" : <nomdelaliste>@sympa.univ-nantes.fr ( ou <nomdelaliste>@sympa.etu.univ-nantes.fr> ). \\ | L'adresse de la liste que vous sollicitez sera définie en fonction du champ "nom de la liste" : <nomdelaliste>@univ-nantes.fr ( ou <nomdelaliste>@etu.univ-nantes.fr> pour sympa étudiants). \\ |
| - Indiquer le type de liste que vous souhaitez créer. La plupart du temps, la liste appartient à l'un des types suivants : | - Indiquer le type de liste que vous souhaitez créer. La plupart du temps, la liste appartient à l'un des types suivants : |
| * "private_working_group" (groupe de travail privé) : seuls les abonnés peuvent communiquer entre eux via la liste ; | * "private_working_group" (groupe de travail privé) : seuls les abonnés peuvent communiquer entre eux via la liste ; |
| - remplissez le champ "description" en détaillant, plus précisément que dans le champ "objet", la présentation de votre liste. \\ | - remplissez le champ "description" en détaillant, plus précisément que dans le champ "objet", la présentation de votre liste. \\ |
| Puis cliquer sur le bouton "envoyer votre demande de création". \\ | Puis cliquer sur le bouton "envoyer votre demande de création". \\ |
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| | À noter que depuis février 2024, il n'est plus possible d'ouvrir publiquement les archives d'une liste, quel que soit le modèle de création choisi : il faut à minima être authentifié pour consulter les archives. Dans le cas exceptionnel où ceci ne conviendrait pas, c'est à dire pour une liste à destination d'un public en dehors de l'Université : dans ce cas, contacter le CANUM. Il est alors exclu de poster des messages confidentiels ou contenant des données personnelles. |
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| 3. Les personnes de la DSI qui ont le rôle de "listmaster" dans Sympa recevront un message leur indiquant qu'il faut valider ou refuser votre liste. Votre liste sera valide si : | 3. Les personnes de la DSI qui ont le rôle de "listmaster" dans Sympa recevront un message leur indiquant qu'il faut valider ou refuser votre liste. Votre liste sera valide si : |
| * son nom est suffisamment explicite : par exemple si vous demandez la création d'une liste pour une association, le nom de cette association doit apparaitre dans le nom de la liste. | * son nom est suffisamment explicite : par exemple si vous demandez la création d'une liste pour une association, le nom de cette association doit apparaitre dans le nom de la liste. |
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| Au cours de la validation, un programme automatique crée alias de <liste>@univ-nantes.fr vers <liste>@sympa6.univ-nantes.prive qui est l'adresse interne de la liste, ou <liste>@etu.univ-nantes.fr vers <liste>@sympa.etu.univ-nantes.fr. Si vous souhaitez d'autres alias, vous pouvez le demander en vous adressant à la DSIN par e-mail. \\ | Au cours de la validation, un programme automatique attribue l'adresse <liste>@univ-nantes.fr ou <liste>@etu.univ-nantes.fr. Si vous souhaitez des alias, cf le §8.2.5 \\ |
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| 4.Lorsque votre liste est validée par la DSI, un message vous en informe. Vous devenez alors l'unique propriétaire et modérateur de cette liste. | 4.Lorsque votre liste est validée par la DSI, un message vous en informe. Vous devenez alors l'unique propriétaire et modérateur de cette liste. |
| ==== 8)1. Les archives d'une liste et leur gestion ==== | ==== 8)1. Les archives d'une liste et leur gestion ==== |
| Sympa conserve dans ses archives les messages de toutes les listes qu'il gère. Il est possible, à travers l'interface web de Sympa, d'effectuer une recherche dans les archives d'une liste : cliquer sur le lien "Archives" après avoir sélectionné une liste. Vous pouvez effectuer une recherche avancée, de manière à indiquer des critères tels que la date à laquelle le message est passé sur la liste, la présence d'une chaîne de caractère donnée dans le corps du message ou bien seulement dans le sujet ou dans l'adresse de l'émetteur, etc. \\ | Sympa conserve dans ses archives les messages de toutes les listes qu'il gère. Il est possible, à travers l'interface web de Sympa, d'effectuer une recherche dans les archives d'une liste : cliquer sur le lien "Archives" après avoir sélectionné une liste. Vous pouvez effectuer une recherche avancée, de manière à indiquer des critères tels que la date à laquelle le message est passé sur la liste, la présence d'une chaîne de caractère donnée dans le corps du message ou bien seulement dans le sujet ou dans l'adresse de l'émetteur, etc. \\ |
| Les archives peuvent être publiques, réservées aux abonnés de la liste ou encore réservées au propriétaire. Ceci se décide sur l'écran Admin liste --> Configurer la liste --> Archives --> Droit d'accès. \\ | Les archives peuvent être limitées aux utilisateurs authentifiés, ou réservées aux abonnés de la liste ou encore réservées au propriétaire (les archives publiques ne sont plus autorisées). Ceci se décide sur l'écran Admin liste --> Configurer la liste --> Archives --> Droit d'accès. \\ |
| Le propriétaire de la liste peut : | Le propriétaire de la liste peut : |
| * télécharger dans un fichier zip un mois entier d'archives de la liste ; | * télécharger dans un fichier zip un mois entier d'archives de la liste ; |
| Le propriétaire d'une liste a la possibilité de la renommer. Pour cela, afficher la liste sur l'interface web , puis : admin -> renommer la liste. | Le propriétaire d'une liste a la possibilité de la renommer. Pour cela, afficher la liste sur l'interface web , puis : admin -> renommer la liste. |
| Il faut indiquer un nom qui ne soit attribué, ni bien-sûr à une autre liste, ni qui soit la partie gauche d'une adresse mail affectée à un compte, ni l'identifiant unique d'un compte Dyna. | Il faut indiquer un nom qui ne soit attribué, ni bien-sûr à une autre liste, ni qui soit la partie gauche d'une adresse mail affectée à un compte, ni l'identifiant unique d'un compte Dyna. |
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| | Le nouveau nom sera validé par le CANUM avant d'être actif. |
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| === 8)2.5. Affecter un alias à une liste === | === 8)2.5. Affecter un alias à une liste === |
| L'adresse mail d'un liste est toujours nomdelaliste@univ-nantes.fr (pour les listes du personnel) ou nomdelaliste@etu.univ-nantes.fr (pour les listes des étudiants). Il est possible d'affecter un ou plusieurs alias à une liste, dans un domaine qui soit géré par l'Université pour la population concernée (p. ex. @lunam.fr pour le serveur de listes du personnel). | L'adresse mail d'un liste est toujours nomdelaliste@univ-nantes.fr (pour les listes du personnel) ou nomdelaliste@etu.univ-nantes.fr (pour les listes des étudiants). Il est possible d'affecter un ou plusieurs alias à une liste, dans un domaine qui soit géré par l'Université pour la population concernée (p. ex. @univ-nantes.fr pour le serveur de listes du personnel, @etu.univ-nantes.fr pour le sympa étudiants). |
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| | Pour cela, aller dans Admin -> Configurer la liste -> Divers, § Paramètres personnalisés |
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| Pour cela, demander à la DSIN. | * Nom de la variable : alias |
| | * Valeur de la variable : lister les alias séparés par des virgules. |
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| === 8)2.6. Modifier la taille maximum autorisée des messages === | === 8)2.6. Modifier la taille maximum autorisée des messages === |
| ===== 10) En savoir plus sur le logiciel Sympa ===== | ===== 10) En savoir plus sur le logiciel Sympa ===== |
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| Sympa est un logiciel développé et diffusé par le CRU (Comité Reseaux des Universités). C'est un logiciel libre développé principalement en langage PERL. Il est disponible en téléchargement à l'adresse http://www.sympa.org où vous trouverez également l'ensemble de la documentation (en anglais). | Sympa est un logiciel développé et diffusé par Renater. C'est un logiciel libre développé principalement en langage PERL. Il est disponible en téléchargement à l'adresse http://www.sympa.org où vous trouverez également l'ensemble de la documentation (en anglais). |
