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Webmail Université de Nantes

Squirrelmail est le nouveau webmail de l'université. Plus rapide et plus puissant que son prédécesseur, (NOCC), il offre une prise en main rapide. Il suffit d'un navigateur web pour y accéder.

Le webmail est disponible à l'adresse suivante:

1) Qu'est ce qu'un webmail

Un webmail est un site web qui vous permet de consulter le contenu de votre boîte aux lettres.

Vous avez donc accès à vos courriers de partout dans le monde sans devoir configurer un programme. Vous pouvez aussi, bien entendu, utiliser cette interface pour créer de nouveaux messages, répondre à des mails existants, trier vos messages, les supprimer, etc…

Le webmail va de pair avec le protocole de relève de courrier IMAP, qui permet de gérer sa boîte aux lettres sans devoir télécharger un seul fichier (à l'opposé de POP qui ne sait que télécharger les messages, la gestion se faisant sur l'ordinateur de l'utilisateur). Le webmail, grâce à IMAP, permet donc de créer des dossiers directement sur le serveur.

2) Webmail de l'Université de Nantes

Lorsque vous vous connectez au webmail, il vous est d'abord demandé de vous identifier via l'écran suivant :

squirrelmail-login-2.jpg

Votre identifiant et votre mot de passe sont, bien sûr, ceux qui vous ont été communiqués lors de votre arrivée à l'université. L'identifiant se présente sous la forme :

  • e+numéro carte étudiant si vous êtes étudiant
  • nom-première lettre du prenom si vous êtes personnel de l'université

2.1) Ecran Principal

Une fois connecté au webmail, l'écran obtenu se décompose en 3 parties :

squirrelmail-main.jpg

2.2) Liste des dossiers

La partie gauche de l'écran principal du webmail est la liste des dossiers. Outre les dossiers eux-mêmes, d'autres informations sont disponibles dans ce bandeau vertical :

squirrelmail-quota-text.jpg Espace utilisé par votre boîte-aux-lettres
squirrelmail-username.jpg Identifiant de l'utilisateur actuellement connecté au webmail
squirrelmail-folders.jpg Dossiers spéciaux: Boîtes de Réception (avec actuellement 2004 messages non lus) , Brouillons, Eléments Envoyés et Poubelle
squirrelmail-normal-folders.jpg Dossiers utilisateur. Ce sont les dossiers que vous avez manuellement créés dans votre boîte
squirrelmail-quota-gfx.jpg Détails de l'utilisation de votre quota d'espace disque

Le menu principal donne accès aux divers modules du webmail :

  • Composer: accès à la fenêtre de composition d'un nouveau message
  • Adresses: accès au carnet d'adresses
  • Dossiers: accès au module de gestion des dossiers
  • Options: accès à la configuration du webmail
  • Recherche: accès au module de recherche des messages
  • Aide: accès à l'aide du webmail
  • Récupérer: récupération des courriers à partir d'un serveur POP distant (si configuré dans les options)
  • Annuaire de l'Université: accès à l'annuaire public de l'Université de Nantes

2.3) Liste des messages

Il y a deux parties distinctes composant la liste des messages:

  1. Les boutons d'actions et les messages:

squirrelmail-message-list-actions.jpg

Chaque bouton permet d'effectuer une action sur les messages sélectionnés dans la liste: déplacer le message vers un dossier,
faire suivre les messages, marquer comme lu, non lu ou supprimer les messages

  1. La liste des messages contenus dans le dossier courant:

squirrelmail-message-list.jpg

Les cases à cocher servent à sélectionner les messages pour pouvoir faire ensuite des actions groupées (marquer comme lu, non lu, supprimer, déplacer, etc)

  • les messages en gras sont les messages non lus
  • + signifie que le message contient un ou plusieurs fichiers attachés
  • R signifie que l'utilisateur a déja répondu au message
  • les messages cochés sont les messages sélectionnés

3) Utilisation de base

Le webmail est un client de messagerie électronique au même titre que Eudora, Outlook, etc…

Ses fonctions de base lui permettent donc de:

3.1) Composer un courrier

L'accès à la fenêtre de composition se fait par le lien “composer” dans le menu supérieur:

squirrelmail-menu-composer.jpg

La fenêtre de composition se présente de la manière suivante:

squirrelmail-compose.jpg

On y distingue 3 parties:

  • les champs des en-têtes à remplir
  • la zone de composition du message
  • les pièces attachées

en-têtes

Il s'agit bien sûr de l'adresse d'expédition, de l'adresse du(des) destinataire(s) et du sujet du mail.

  • De: Sur la capture d'écran précédente, notre utilisateur Jean Toto a plusieurs adresses à l'université (jean.toto@univ-nantes.fr, jean.toto@cri.univ-nantes.fr, etc…) et peut donc choisir, à l'envoi d'un mail, quelle adresse utiliser.
  • A: il faut saisir ici l'adresse du destinataire ( plusieurs adresses peuvent être entrées, séparées par des virgules)
  • Copie à: permet d'ajouter des destinataires secondaires ( plusieurs adresses peuvent être entrées, séparées par des virgules)
  • Copie cachée à: les destinataires ajoutés dans ce champ recevront le mail sans apparaître dans la liste des destinataires du courrier ( plusieurs adresses peuvent être entrées, séparées par des virgules)
  • Objet: sujet du mail
  • Priorité: cela permet de donner une priorité autre que la priorité normale du mail, cela ne fait rien de plus que de permettre à l'utilisateur qui possède les bons filtres ou un logiciel de messagerie supportant la priorité d'afficher le mail de manière différente
  • Accusé de réception: demande au logiciel de messagerie électronique des destinataires de vous envoyer un accusé de réception confirmant la réception du mail, à la lecture ou à la réception de celui-ci
  • bouton signature: insère dans le corps du message votre signature (préalablement configurée dans les options)
  • bouton adresses: permet d'utiliser votre carnet d'adresses pour sélectionner les destinataires de votre courrier en cours de composition
  • bouton Enregistrer le brouillon: permet d'enregistrer le courrier en cours de composition dans le dossier “drafts” de votre boîte aux lettres, afin de pouvoir le ré-utiliser plus tard. Les destinataires, les sujets et le contenu du message sont sauvegardés.
  • bouton Envoyer: met fin à la composition du courrier et envoie le mail.

la zone de composition du message

La zone de composition est un champ texte qui ne permet pas de faire de formatage. Vous y tapez votre courrier.

les pièces attachées

Cette partie vous permet d'ajouter autant de fichiers joints à votre courrier que vous le désirez:

  • Sélectionnez le fichier que vous voulez joindre au courrier en cliquant sur le bouton browse.
  • Une fois le fichier sélectionné, ajoutez-le au courrier en cliquant sur le bouton Ajouter.
  • Le fichier est envoyé sur le serveur:

squirrelmail-compose-attachments.jpg

  • vous pouvez supprimer le fichier attaché en le sélectionnant (en cochant la case) et en utilisant le bouton Supprimer les…
L'envoi de courrier à partir du webmail est soumis aux restrictions suivantes:
  • 100 messages par heure
  • 50 destinataires maximum par message
  • 500 destinataires par quart d'heure
  • 1000 destinataires par heure.

3.2) Lecture du courrier

La lecture d'un courrier se fait par un clic sur le sujet du courrier à lire.

L'écran de lecture se présente ainsi:

squirrelmail-reading.jpg

On y distingue donc 4 parties:

  1. les en-têtes
  2. le corps du message
  3. la barre de navigation dans les messages
  4. la barre de navigation rapide

1) les en-têtes

Les en-têtes d'un courrier électronique contiennent toutes les informations relatives au courrier:

  1. le sujet du courrier: Journée des techniciens en informatique
  2. L'expéditeur Anne Petitbon
  3. La date d'envoi du courrier: Jeudi 23 Septembre 2004
  4. Le destinataire: critek
  5. La priorité: normale
  6. Les informations relatives à la détection du spam: le mail n'est pas un spam
  7. La signature numérique du mail: pas de signature numérique

On y trouve aussi des actions liées au contenu des en-têtes:

  • Ajouter au carnet d'adresses
  • L'affichage de toutes les en-têtes (pour information uniquement) et la version imprimable

2) le corps du message

Le message lui-même y est visible.

important: Si le message contient des liens vers des images distantes, l'affichage de celles-ci sera bloqué. En effet, cette technique est souvent extrêmement utilisée pour pister l'utilisateur.

Un lien en bas du message permet de télécharger rapidement le texte du message.

3) la barre de navigation dans les messages

Cette barre va servir à naviguer entre la liste des messages et les messages eux-mêmes, ainsi qu'à effectuer les actions de base:

  • Liste des message: vous permet de revenir à la liste des messages du dossier courant
  • Supprimer: supprime le message en cours de lecture et revient à la liste des messages du dossier courant
  • Précédent: revient au message précédent
  • Suivant: passe au message suivant
  • Faire suivre: transfère le message à un autre destinataire. Cela ouvre donc une fenêtre de composition afin de saisir l'adresse du nouveau destinataire et d'éventuellement modifier le message
  • Faire suivre en pièce attachée: fait de même que le lien “Faire suivre”, mais le nouveau message est vide et l'ancien message en pièce attachée. Cela vous permet de composer un message au destinataire du transfert sans altérer l'ancien message à faire suivre.
  • Répondre: ouvre la fenêtre de composition avec les informations nécessaires pour répondre à l'expéditeur du courrier en cours de lecture.
  • Répondre à tous: fait de même que le lien “Répondre”, sauf que la réponse est aussi envoyée aux autres destinataires du message original.

4) la barre de navigation rapide

Cette barre permet de supprimer le message en cours de lecture et de passer au courrier précédent ou suivant. Un formulaire permet aussi de déplacer le courrier courant à partir de la fenêtre de lecture, sans avoir à retourner à la liste des messages.

3.3) Répondre à un courrier

L'utilisateur est en cours de lecture d'un courrier et décide de répondre à celui-ci. Il a deux choix :

  • répondre uniquement à l'expéditeur
  • répondre à l'expéditeur et aux autres destinataires (si le message en comporte plus d'un)

Dans les deux cas, il faudra utiliser la barre de navigation en haut de la fenêtre de lecture :

squirrelmail-reply-links.jpg

la fenêtre de composition sera pré-remplie:

squirrelmail-reply.jpg

3.4) Transférer un courrier à une personne tierce

L'utilisateur peut faire suivre le courrier en cours de lecture en cliquant sur les liens “Faire suivre” ou “Faire suivre en pièce jointe”:

squirrelmail-forward-links.jpg

  • Dans le cas d'un transfert simple (lien “Faire suivre”), le message courant est inséré dans le corps du nouveau message et l'utilisateur est invité à entrer l'adresse du nouveau destinataire:

squirrelmail-forward-simple.jpg

  • Dans le cas d'un transfert en pièce attachée du mail original (lien “Faire suivre en pièce jointe”), le message courant est inséré comme fichier attaché dans le nouveau message et l'utilisateur est invité à entrer l'adresse du nouveau destinataire et peut composer un message, le corps du message étant vide :

squirrelmail-forward-attach.jpg

3.5) Gérer son courrier

Comme tout logiciel de messagerie, le webmail permet de gérer ses messages:

  • les sélectionner
  • les déplacer
  • les transférer à d'autres personnes
  • les marquer comme lu ou non lu
  • les supprimer

Sélectionner plusieurs messages

La sélection de plusieurs messages, en vue d'une action sur ces messages (déplacement, suppression, marquage comme lu/non lu, etc.), se fait en cochant la case correspondante dans la liste des fichiers:

squirrelmail-list-selection.jpg

Sur cette capture d'écran, 4 messages sont sélectionnés.

Déplacer un ou plusieurs messages

Une fois que le(s) message(s) devant être déplacé(s) est(sont) sélectionné(s), il faut utiliser le menu déroulant dans la barre d'action au-dessus de la liste pour choisir le dossier de destination, puis cliquer sur le bouton déplacer :

squirrelmail-message-list-move.jpg

Transférer plusieurs messages vers une autre adresse

Le transfert se fait en sélectionnant les messages désirés et en cliquant sur le bouton Faire Suivre:

squirrelmail-message-list-forward.jpg

Le fait de devoir faire suivre plusieurs messages implique que les messages soient envoyés comme pièces jointes, la fenêtre de composition du message de transfert sera donc la suivante :

squirrelmail-forward-selected.jpg

Marquer des messages comme lus ou non lus

Il se peut que parfois l'utilisateur lise un message et décide de laisser ce message comme non lu, afin de penser à le relire ultérieurement. A l'opposé, il se peut aussi que l'utilisateur désire marquer un message comme lu sans avoir à le lire. Squirrelmail permet de faire cela de manière simple:

  1. sélectionner les messages à marquer
  2. utiliser les boutons Lu / Non Lu :

squirrelmail-message-list-mark.jpg

Supprimer un ou des messages

La suppression d'un ou plusieurs messages se fait en sélectionnant le ou les messages puis en utilisant le bouton supprimer :

squirrelmail-message-list-del.jpg

:!: Les messages ne sont jamais supprimés directement mais sont envoyés dans la corbeille (trash). Il faut donc vider celle-ci pour que les messages soient effectivement supprimés.

Vider la corbeille

Lors d'une suppression de mail, par sécurité, le mail n'est pas effacé mais simplement déplacé dans la corbeille de votre boîte aux lettres. C'est pour cela qu'il faut régulièrement la vider afin d'éviter de remplir sa boite de messages inutiles.

Pour ce faire, il faut utiliser le lien vider dans la liste des dossiers :

squirrelmail-trash-empty.jpg

Vider la corbeille libère ainsi l'espace utilisé par les messages supprimés et vous permet de gagner de la place pour les nouveaux messages.

4) Carnet d'adresses

Le webmail de l'université de Nantes permet de maintenir son propre carnet d'adresses personnel.

Pour accéder à votre carnet d'adresses, il faut utiliser le lien “Adresses” dans le menu principal du webmail :

squirrelmail-menu-adresses.jpg

Le carnet d'adresses se présente donc de la manière suivante :

squirrelmail-addressbook.jpg

  1. Zone d'ajout d'une adresse
  2. Liste d'adresses
  3. Barre de gestion des adresses

4.1) Ajouter une adresse

Pour ajouter une adresse dans votre carnet d'adresse, il vous faudra toujours préciser au minimum :

  • un surnom devant être unique servant à identifier la nouvelle adresse dans le carnet
  • une adresse électronique ou une liste d'adresses
  • un nom, soit le nom de famille de la personne, soit un nom plus détaillé dans le cas d'une liste

Il existe plusieurs façon d'ajouter une adresse dans son carnet d'adresses :

  • l'ajout libre, à partir d'une adresse email notée sur un morceau de papier, par exemple.
  • l'ajout d'un correspondant, à partir d'un courrier reçu
  • l'ajout à partir de l'annuaire de l'université

Ajouter une adresse libre

L'ajout d'une adresse libre, par exemple notée sur un morceau de papier, se fait à partir de la fenêtre du carnet d'adresse :

squirrelmail-addressbook-add.jpg

:!: Dans le cas d'une liste d'adresses il faut entrer les adresses :

  • soit séparées par des virgules
  • soit séparées par des points virgules
  • soit une adresse par ligne

Par exemple, voici un ajout de liste valide:

squirrelmail-addressbook-add-list.jpg

Ajouter une adresse à partir d'un courrier reçu

Lors de la lecture d'un courrier, l'utilisateur peut ajouter dans son carnet d'adresse soit l'adresse de l'expéditeur, soit l'adresse d'un des destinataires (autre que lui-même, bien sûr).

Dans la fenêtre de lecture du courrier, dans la zone d'en-tête, le lien “Carnet d'adresses: Ajouter” vous permet cela :

squirrelmail-reading-addressbook-add.jpg

Une nouvelle fenêtre vous permet ensuite de choisir quelle adresse ajouter. Sur la copie d'écran suivante, vous avez la possibilité de choisir entre l'expéditeur et l'adresse du destinataire (qui est ici une liste de diffusion) :

squirrelmail-addressbook-take.jpg

Ajouter une adresse à partir de l'annuaire de l'université

:!: ajouter ici un lien vers la partie “annuaire de l'université” :!:

4.2) Modifier une adresse

Pour modifier une adresse contenue dans votre carnet d'adresses :

  1. cochez la case correspondant à l'adresse à modifier
  2. utilisez le bouton éditer la sélection :

squirrelmail-addressbook-edit.jpg

:!: Il n'est pas possible de modifier plusieurs adresses à la fois

4.3) Supprimer une adresse

Pour supprimer une adresse du carnet d'adresses :

  1. cochez la case correspondante à l'adresse à modifier
  2. utilisez le bouton supprimer la sélection :

squirrelmail-addressbook-del.jpg

4.4) Rechercher une adresse

  1. entrez un mot clé, ou une partie d'un mot clé dans le champs prévu pour la recherche
  2. utilisez le bouton Rechercher :

squirrelmail-addressbook-search.jpg

:!: la recherche a lieu :

  • dans les surnoms
  • dans les noms
  • dans les adresses email
  • dans les informations complémentaires

4.5) Exporter et importer son carnet d'adresses

Il est souvent utile de pouvoir partager son carnet d'adresses entre plusieurs logiciels de messagerie. C'est pour cela que le webmail permet d'exporter et d'importer le carnet d'adresses de et vers les logiciels les plus utilisés. Le format d'importation et d'exporation est le format standard LDIF (utilisé nativement par thunderbird, par exemple).

4.5.1) Importer un carnet d'adresses

Dans le formulaire situé en bas de la page du carnet d'adresse :

  • utilisez le bouton “browse” ou “parcourir” (selon la version de votre navigateur) pour sélectionner le fichier .ldif à importer
  • cliquez sur importer pour lancer l'importation :

squirrelmail-addressbook-import.jpg

  • Si le webmail détecte une erreur, il vous proposera de la corriger :

squirrelmail-addressbook-imported.jpg

Sur la capture précédente, 2 adresses ont bien été importées :

  • DupontYann
  • LeblinJean-Yves

L'adresse AbelardArnaud n'a pas pu être importée parce que le surnom AbelardArnaud existe déjà dans le carnet d'adresse. Il suffit donc de modifier le surnom en ArnaudAbelard2 puis de valider la modification via le bouton “Ajouter” pour que l'adresse posant problème soit corrigée et ajoutée.

4.5.1) Exporter son carnet d'adresses

Il est aussi possible d'exporter son carnet d'adresses pour pouvoir soit le sauvegarder, soit l'importer dans thunderbird ou un autre logiciel de messagerie. Il suffit d'utiliser le bouton “Exporter au format ldif” :

squirrelmail-addressbook-export.jpg

Le webmail va vous proposer de télécharger le fichier sur votre disque. Il faut l'enregistrer sur le disque pour pouvoir ensuite l'importer ailleurs.

5) Gestion des dossiers

Le protocole IMAP utilisé par le webmail permet la création de dossiers directement sur le serveur de mail. Ces dossiers sont visibles dans le bandeau gauche de l'interface du webmail.

Chaque dossier peut ensuite conserver des messages ou des sous-dossiers :

squirrelmail-folders-example.jpg

Certains dossiers sont des dossiers “systèmes” créés au moment de la création du compte. Ils ne peuvent être supprimés et ont une utilisation particulière :

  • Boîte de réception: il s'agit de la boîte principale. Tous les messages y arrivent par défaut.
  • Draft: ici seront stoqués les brouillons de vos messages
  • Sent: lorsque vous envoyez un message, une copie est conservée dans ce dossier
  • Trash: il s'agit de la corbeille. Les messages supprimés y sont conservés avant suppression définitive par l'utilisateur

5.1) Gérer ses dossiers

FIXME

La page de gestion des dossiers est accessible par le lien Dossiers du menu principal :

squirrelmail-menu-dossiers.jpg

FIXME

6) Récupération de boîtes POP externes

Le webmail offre la possibilité à chaque personnel de récupérer le contenu d'une boite aux lettres de type POP hébergée à l'exteéieur de l'Université et d'en rapatrier le contenu dans sa boîte aux lettres universitaire.

6.1) Paramétrer le compte POP externe

A partir de la fenêtre principale, cliquer sur Options :

L'item Récupération de courrier par POP3 apparaît alors. En l'activant, on obtient la fenêtre de configuration suivante :

Renseigner alors les champs nécessaires à la configuration du serveur (nom du serveur, compte et mot de passe de cette boîte). On peut également sélectionner un dossier dans lequel les messages seront téléchargés et stockés (voir 5) Gestion des dossiers) et décider de laisser les messages sur le serveur distant, activer le relevé de messages sur connexion au webmail et sur rafraichissement, en cochant les 3 items associés.

Pour lancer la récupération cliquer sur Ajouter un serveur , le téléchargement s'effectue alors.

6.1) Récupérer les messages d'un compte POP externe

A partir de la fenêtre principale, cliquer sur Récupérer :

Sélectionner le serveur depuis lequel on veut récupérer les messages puis cliquer sur le bouton Récupérer :

Une fois la récupération achevée, les messages sont consultables soit par webmail, soit par un client de messagerie (Thunderbird par exemple). Dans la configuration ainsi décrite, si le webmail reste ouvert, la boite externe sera périodiquement relevée, ce processus prendra fin lorsque on s'en déconnectera.

 
mailunique/documentation/documentation_webmail.txt · Dernière modification: 2020/08/26 11:41 de gonnord-p
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