Wiki

Recherche

Édition

Navigation

L'agenda Zimbra de l'Université

L'université propose à son personnel un agenda web permettant la prise de rendez-vous et l'organisation de réunions. Cet agenda est connecté à l'annuaire de l'université et permet de connaître les disponibilités des personnels avant même de valider une date de réunion. L'agenda peut être partagé avec les personnes de votre choix au sein ou en dehors de l'université. Cet agenda permet également de gérer des calendriers de salles de réunion.

En plus de la présente page, de nombreuses ressources complémentaires sont accessibles sur la plate-forme Madoc. Pour accéder à ces ressources, il faut vous abonner au cours agenda de l'Université (AGENDA-UN, Agenga de l'Université). Tout le monde a le droit de s'y connecter.

Introduction

Ce que l'agenda permet de faire

L'agenda vous permet de gérer un ou plusieurs calendriers personnels que vous pouvez partager en lecture ou écriture avec un ou plusieurs collègues de l'université. Vous pouvez aussi partager vos événements avec l'extérieur de l'université. Vous pouvez aussi y ajouter des calendriers distants (yahoo calendar, google calendar, etc).

Il est possible de créer des réunions en invitant vos collègues et de choisir précisément un créneau vous garantissant la disponibilité des intervenants. A une réunion vous pouvez associer une salle et éventuellement des équipements qui seront automatiquement réservés le temps de votre réunion.

Si vous êtes nomade vous pouvez synchroniser vos calendriers avec votre téléphone cellulaire.

Ce que l'agenda ne permet pas de faire

Même si l'application utilisée par l'université pour vous fournir ce service possède une fonctionnalité proche du webmail, celui-ci n'est pas utilisable dans l'environnement de l'université. La partie mail a été volontairement réduite à sa plus simple expression : recevoir des notifications d'événements concernant votre agenda.

Vidéos de démonstration et forum des utilisateurs

Pour compléter cette documentation, un cours existe sur la plateforme Madoc, vous pouvez vous y inscrire librement.

Il vous permet entre autre de :

  • Voir les principales fonctions de l'agenda en vidéo
  • Partager vos expériences et poser des questions sur le forum des utilisateurs

http://madoc.univ-nantes.fr/course/view.php?id=23902

Utiliser son agenda

Lorsque vous vous connectez à l'agenda votre onglet “notifications” s'affiche. Pour accéder à vos calendriers, vous devez cliquer sur l'onglet “Calendrier”:

L'onglet "Calendrier"

L'écran principal

L'écran principal de l'agenda se décompose en 4 parties :

  1. La liste de vos calendriers
  2. La grille des événements
  3. Les différentes vues
  4. Les flèches de navigation

Les différentes vues

  • La vue “jour” affiche les événements des calendriers sélectionnés pour la journée en cours :

  • Les vues “semaine ouvrée” et “semaine” affichent les événements sur la semaine ouvrée ou weekend inclus :

  • La vue “mois” affiche le mois complet :

* La vue “Programme” affiche le planning du jour. En listant séparément les événements de chaque calendrier et en affichant votre disponibilité dans la première colonne:

La navigation

Selon la vue en cours, les flèches de navigation servent à passer à l'élément précédent ou suivant. Pour les vues “jour” et “Programme”, il s'agit du jour précédent ou suivant, des semaines pour les vues “semaines” et des mois pour la vue “mois”.

Astuce
Revenir à aujourd'hui

Le bouton vous permet de revenir automatiquement à la date du jour.

Les différents types d'événements

Dans votre agenda, vous pouvez trouver plusieurs types d'événements représentés de manières différentes :

  • événement simple : il est de la couleur de base choisie pour votre calendrier.
  • événement en attente d'une action de votre part : vous avez été invité à une réunion mais vous n'aviez pas encore répondu à l'invitation. L'événement est de couleur foncée.
  • événement “libre” : il s'agit d'un événement qui ne bloque pas le créneau utilisé. Ce créneau apparaîtra donc comme libre aux gens désirant vous inviter à une réunion durant ce créneau. Cet événement est transparent. * événement “à confirmer” : vous n'êtes pas sûr de cet événement. Soit vous l'avez créé manuellement et vous avez choisi de le noter comme “à confirmer” soit il s'agit d'une réunion à laquelle vous avez répondu “à confirmer”. Cet événement est légèrement transparent.
  • événement privé : l'événement privé sera visible aux gens ayant accès à votre calendrier mais aucune information ne sera disponible. Il apparaîtra comme un créneau occupé sans plus de détail. Ce type d'événement est caractérisé par un petit cadenas en haut à droite.

Ajout d'un événement simple

Pour ajouter un événement simple à votre agenda, il suffit de vous positionner sur le jour désiré en utilisant la vue la plus appropriée et les boutons de navigation puis de sélectionner à la souris la période pendant laquelle l'événement doit s'écouler.

Par exemple pour ajouter un événement le 08 octobre 2008 de 10 heures à midi :

  1. Positionnez vous sur le jour 08/10/2008
  2. Positionnez la souris sur le trait correspondant à 10h
  3. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé glissez celle-ci jusqu'à 12h puis relâchez la souris

Une fois la sélection faite vous êtes invité à entrer les informations de base concernant l'événement que vous désirez créer :

  • Le sujet de l'événement est le nom que vous désirez lui donner. Par exemple : “Réunion de travail”, “Diner chez Paul”, RTT, etc.
  • l'endroit est aussi un champs libre. Par exemple: “Bureau 129”, “Chez Léon”, “A la plage”, etc.
  • le champ “Afficher Comme” vous permet de faire en sorte que votre événement ne bloque pas le créneau qu'il occupe. Ainsi, une personne désirant vous inviter à une réunion durant ce créneau ne verra pas celui-ci comme occupé.
  • le champ “Marquer comme” concerne le niveau de visibilité de l'événement. Si vous vous positionnez à Privé seuls les horaires de début et de fin seront présentés aux autres utilisateurs. Le sujet de l'événement, son lieu, etc. ne seront visibles que par vous.
  • Si vous avez plusieurs calendriers, le champ “Calendrier” vous permet de choisir celui dans lequel vous souhaitez enregistrer l'événement.

Une fois terminé, validez l'ajout rapide et vous obtenez un nouvel événement dans votre calendrier:

Création d'une réunion

Une réunion est un événement concernant plusieurs personnes contrairement à un événement simple. La création d'une réunion doit répondre à plusieurs besoins :

  1. il faut choisir les participants
  2. il faut que les différents participants soient libres pendant le créneau
  3. il faut que les participants puissent accepter ou refuser le créneau proposé.

Choisir les participants

Pour commencer, procédez comme pour l'ajout d'un événement simple sur le créneau qui vous est le plus favorable. Cliquez sur le bouton « Plus de détails… » au lieu de valider votre événement.

Saisissez l'adresse de courrier électronique de chaque participant que vous désirez inviter à votre réunion dans la zone « Participants ». Il vous suffit de taper le nom de la personne et d'attendre que l'agenda vous propose une liste de personnes portant ce nom :

Voir les disponibilités des participants et choisir un créneau

Une fois les participants choisis, il reste à vérifier que le créneau que vous avez choisi n'entre pas en conflit avec leurs agendas. L'onglet « Programme » vous permet de voir leurs disponibilités et d'ajuster votre créneau :

Les traits verticaux A et B représentent le créneau que vous aviez initialement choisi. Pour chaque participant, les créneaux non libres sont affichés. La ligne « Tous les participants » montre la disponibilité globale. Sur l'exemple ci-dessus aucun créneau n'est disponible le jour initialement prévu :

  • la ligne « Tous les participants » ne présente en effet aucune zone blanche
  • Bien que Arnaud Abélard soit libre toute la journée et que Yann Dupont le soit jusqu'à 9h et entre 14h et 17h, ni Christophe Bonnin, ni Michel Allemand n'ont de créneau satisfaisant ce jour là.

Il faut donc déplacer la réunion en modifiant les horaires et/ou en changeant de jour grâce aux flèches de navigation. Pour les intervenants de mon exemple, le seul créneau de deux heures disponible n'est que le 10 octobre 2008, de 16h à 18h :

Une fois le créneau choisi et les informations de base saisies (sujet, lieu, etc) vous pouvez cliquer sur « Enregister».

Gérer les invitations à la réunion

Lors de la création d'une réunion, une fois celle-ci enregistrée, un mail est envoyé automatiquement à chaque participant l'invitant à accepter ou décliner votre invitation à la réunion :

La personne peut ainsi choisir d'accepter la réunion, de la mettre en attente ou de la refuser. Dans tous les cas, vous recevez en retour un message vous signalant le choix de chaque participant.

Partage de calendrier

Il est souvent nécessaire que des collègues puissent accéder à un ou plusieurs de vos calendriers avec ou sans possibilité de modification de celui-ci. C'est pour cela que l'agenda de l'université permet de partager un calendrier avec une ou plusieurs personnes et de définir les droits qu'auront cette ou ces personnes sur le calendrier.

Introduction aux partages

Types de partage

Il existe plusieurs types de partages, en fonction du type de personnes avec qui vous désirez partager votre calendrier :

  • Partage Interne : ce type de partage vous permet d'autoriser une personne ou un groupe de l'université à accéder à votre calendrier. Vous pouvez en plus choisir le niveau de partage que vous voulez leur donner (cf ci-dessous).
  • Partage Invité : ce type vous permet de partager votre calendrier avec une personne extérieur de l'université, mais uniquement en lecture seule. Vous pouvez choisir de fournir un mot de passe permettant de vous assurer que seules les personnes extérieures autorisées y auront accès.
  • Partage Public : cela vous permet de partager votre calendrier avec tout le monde, mais seulement en lecture seule. C'est idéal pour les calendriers “d'intérêt général” comme l'agenda de la culture, celui du pôle étudiant, etc.

Niveaux de partage

Chaque niveau donne une série de permissions sur votre calendrier :

  • Aucun : aucune permission. La ou les personnes n'auront pas accès à votre calendrier. Ce niveau sert principalement pour supprimer des permissions préalablement données.
  • Visionneur: lecture seule. La ou les personnes pourront juste afficher votre calendrier. Les événements privés y apparaitront sans détail.
  • Gestionnaire : lecture, écriture, modification et gestion des invitations. La ou les personnes à qui vous donnez ce niveau de permission pourront consulter vos événements et les modifier. Elles pourront aussi accepter ou refuser des invitations à des réunions en votre nom. C'est le niveau de permission idéal qu'un directeur pourra donner à sa secrétaire.
  • Admin : en plus des permissions de niveau “Gestionnaire”, la ou les personnes ayant le niveau Admin pourront en plus partager votre calendrier avec d'autres personnes et leur donner des permissions en votre nom.

Partager un calendrier

Pour partager un de vos calendriers, cliquez avec le bouton droit sur le calendrier puis choisissez “Partager le calendrier” :

Vous êtes ensuite invité à préciser le type et le niveau de partage que vous désirez affecter ainsi que la cible du partage.

Partage interne

Dans le cas d'un partage interne, il suffit de cocher «Utilisateurs et groupes internes» et d'entrer l'adresse email de la personne ou du groupe puis de sélectionner le niveau de partage que vous voulez donner. Un message est automatiquement envoyé à la personne en question ou aux personnes du groupe. Ce message invite chaque utilisateur à accepter ou refuser le partage que vous venez d'effectuer. Ce message peut-être éventuellement modifié si vous le désirez :

Partage invité

Si vous désirez partager un de vos calendriers avec une personne ne faisant pas partie de l'université, cochez «Invités (en lecture seule)» et saisissez l'adresse email ainsi qu'un mot de passe.

Astuce

Lorsque vous partagez votre calendrier avec une personne de l'extérieur de l'université, un courrier électronique est envoyé automatiquement. Ce courrier fait mention de l'adresse http://agenda.univ-nantes.fr/home/<votre nom d'utilisateur>/<nom du calendrier> (par exemple: http://agenda.univ-nantes.fr/home/toto-j/moncalendrierpublic). Ce calendrier est au format ICAL c'est à dire qu'il est prêt à être ajouté dans un logiciel de gestion de calendrier comme Mozilla Sunbird, Apple Ical, Google Calendar, etc.

Il existe aussi l'adresse http://agenda.univ-nantes.fr/<votre nom d'utilisateur>/<nom du calendrier>.html (par exemple http://agenda.univ-nantes.fr/home/toto-j/moncalendrierpublic.html) qui permet de voir votre calendrier directement dans un navigateur:

Partage public

Si vous désirez rendre un calendrier public, cochez «Public (lecture seule, pas de mot de passe)» :

Votre calendrier est ensuite accessible à tout le monde, de l'intérieur comme de l'extérieur de l'université et sans mot de passe. Bien sur, il reste en lecture seule, sauf pour vous.

Accéder à un calendrier partagé

Comme expliqué ci-dessus il existe plusieurs types de calendriers. La méthode pour accéder à un calendrier dépend donc du type de calendrier que vous désirez ajouter.

Accéder à un partage interne

Un collègue vient de partager son calendrier avec vous, vous désirez donc l'ajouter à votre agenda. Normalement vous avez dû recevoir un message, accessible via l'onglet « Evenements », vous notifiant du partage et vous invitant à l'ajouter.

Une fois accepté, le nouveau calendrier apparait dans votre agenda :

Accéder à un partage interne sans invitation

Si vous n'avez pas reçu de message (cas d'un partage automatique effectué par l'administrateur de la plateforme, par exemple), vous pouvez ajouter un partage interne manuellement :

  • Cliquez avec le bouton droit sur l'intitulé «Calendriers» puis sélectionnez «Connecter à un calendrier partagé»:

  • Saisissez le propriétaire et le nom du calendrier partagé que vous désirez ajouter :

  • Le calendrier est désormais accessible à partir de votre agenda.

Accéder à un calendrier public ou externe

Il est parfois utile de pouvoir ajouter un calendrier public géré par un autre serveur (google, yahoo, ou autre). Pour ce faire, il faut ajouter un nouveau calendrier puis préciser que celui-ci sera synchronisé avec un calendrier distant:

  • cliquez avec le bouton droit sur le bouton “nouveau calendrier”, décochez si besoin la case “«Exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités» puis cochez la case «Synchroniser les rendez-vous avec le calendrier distant». Collez enfin l'adresse du calendrier distant puis validez.
Exemples utiles d'agendas externes à synchroniser dans Zimbra

Synchronisation de l'agenda et accès distant

Zimbra permet d'accéder à votre agenda à distance et ce sous plusieurs formats: ical, caldav, rss, html.

format description adresse
ical format monolithique permettant la lecture d'un calendrier
https://zimbra.univ-nantes.fr/home/<identifiant>/<nomducalendrier/


ex: https://zimbra.univ-nantes.fr/home/toto-p/Calendar

caldav format en vigueur permettant la synchronisation d'un calendrier à distance
https://zimbra.univ-nantes.fr/dav/<identifiant>/<nomducalendrier>


ex: https://zimbra.univ-nantes.fr/dav/toto-p/Calendar

RSS format de syndication permettant d'afficher les prochains événements dans un lecteur RSS
https://zimbra.univ-nantes.fr/home/<identifiant>/<nomducalendrier.rss


ex: https://zimbra.univ-nantes.fr/home/toto-p/Calendar.rss

html format d'affichage statique de votre calendrier
https://zimbra.univ-nantes.fr/home/<identifiant>/<nomducalendrier.html


ex: https://zimbra.univ-nantes.fr/home/toto-p/Calendar.html


La synchronisation de votre calendrier avec votre mobile fait l'objet d'une page à part : Synchronisation avec des téléphones ou assistants personnels

 
personnels/agenda/documentation.txt · Dernière modification: 2022/10/24 11:41 de abelard-a
Recent changes RSS feed Creative Commons License Donate Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki