Onlyoffice: Édition de document en ligne

UNCloud inclut désormais une suite bureautique permettant l'édition collaborative de documents:

• Un traitement de texte
• Un tableur
• Un programme de présentation

Onlyoffice est un service web c'est à dire qu'il est inclu dans UNCloud et s'utilise avec un navigateur à l'adresse https://uncloud.univ-nantes.fr

Les formats suivants sont actuellements supportés:

Pour créer un nouveau document, il faut se rendre sur UNCloud à l'adresse https://uncloud.univ-nantes.fr puis cliquer sur le bouton est choisir le type du nouveau document à créer:

Il est ensuite automatiquement demandé de choisir un nom pour le document:

Un document est alors créé et l'éditeur se lance pour vous permettre de saisir le contenu :

Pour éditer un document bureautique existant, il vous suffit de cliquer, dans l'interface web d'UNCloud, sur un fichier de type bureautique (cf ci-dessus pour la liste des extensions reconnues). Automatiquement Onlyoffice se lance pour vous permettre de travailler sur votre document:

Si le document que vous ouvrez dans Onlyoffice est un document partagé, vos collaborateurs ayant accès au document peuvent alors modifier le document en même temps que vous et de manière collaborative: Chacun voit en temps réel les modifications effectuées par les autres:

Dans Onlyoffice, vous pouvez obtenir la liste des utilisateurs travaillant sur le même document que vous en cliquant sur l'icone en haut à droite indiquant:

Un tchat intégré est aussi disponible pour faciliter les échanges entre collaborateurs:

Lorsqu'un collaborateur se trouve en dehors de l'université il est parfois nécessaire de partager un document avec un lien public afin de lui donner un accès sans identification (cela n'empeche pas de positioner un mot de passe). Si, au moment du partage, vous avez coché la case “Permettre les modifications” vos collaborateurs extérieurs peuvent alors accéder au document dans OnlyOffice directement via le lien de partage:

• Renseignement d'un document envoyé par mail: Il est fréquent qu'un collaborteur envoie un document par mail et demande à chaque de le renseigner. Le résultat est qu'à la fin le collaborateur se retrouve avec autant de versions du document qu'il y a de collaborateur dans l'équipe. Avec Onlyoffice, il suffit de partager le document avec les membres de son équipe et tout le monde peut modifier le même document

• Prise de notes en réunion : il n'est pas toujours évident de désigner la personne qui pourra prendre les notes tout en participant à une réunion. Avec Onlyoffice, avant la réunion l'organisateur pourra partager un document est tous participants pourront prendre des notes en même temps.

• Travail pédagogique en binome : Lors d'un projet en binome (ou plus) il n'est plus nécessaire que chacun travaille sur sa version document et d'ensuite compiler les différents documents dans une version finale. Avec Onlyoffice tout le monde travail dans le même document.

Il reste tout à fait possible de modifier les documents avec votre suite bureautique préférée mais il ne sera pas possible de faire de l'édition collaborative conjointe avec onlyoffice. Lorsque vous ouvrez un document avec word, par exemple, vous aurez la version du document à l'instant ou vous l'avez ouvert et les modifications aportées par vos collaborateurs sur onlyoffice ne seront pas portées sur la version de votre document. Si vous enregistrez votre document avant que vos collaborateurs terminent leurs éditions en ligne, votre version sera antérieure à celle enregistrée par Onlyoffice.

De même si vos collaborateurs terminent leurs modifications avec Onlyoffice avant que vous n'enregistriez votre document, votre version écrasera donc la leur et votre version sera celle disponible sur UNCloud (UNCloud gérant le versionnage vous permettra tout de même de récupérer toutes les versions d'un même document).

La documentation utilisateur d'Onlyoffice est accessible directement à partir d'UNCloud lorsque vous ouvrez un document dans le menu “Fichier” puis “Aide” d'Onlyoffice: